Responsabilité

La CPS s’engage à respecter les principes d’ouverture et de transparence. Dans ce cadre, elle rend accessibles en ligne ses principaux documents de gouvernance, politiques et directives.

• Recueil des règles de gouvernance de la Communauté du Pacifique

Ressources humaines

• Recueil des politiques relatives au personnel
  • Directives relatives aux réseaux sociaux

En outre, la CPS rend accessibles, depuis sa Bibliothèque numérique, les documents émanant des sessions de son organe directeur.

Les agents de la CPS, comme ses prestataires, sont tenus de respecter les normes éthiques les plus rigoureuses. La CPS a établi une fonction d’audit interne, qui rend compte au Comité d’audit et des risques de l’Organisation.

Pour démontrer son attachement à ces pratiques, la CPS a mis en place un mécanisme permettant au public de signaler toute faute, abus de pouvoir ou acte répréhensible commis par des personnes travaillant pour la CPS ou sous contrat avec l’Organisation.

Les recours suivants sont notamment possibles :

• Contestation par un·e soumissionnaire ou candidat·e, conformément à la Politique relative aux achats ou à la Politique en matière de subventions et de subdélégations de la CPS ;
• Signalement de fautes présumées qu’auraient commises des agents ou prestataires de la CPS, notamment des faits de fraude, corruption, discrimination, intimidation, harcèlement, harcèlement sexuel, exploitation sexuelle, violence, violence domestique et atteinte à la protection de l’enfant et des adultes vulnérables, conformément au Chapitre XI du Recueil des politiques relatives au personnel – Culture et comportements sur le lieu de travail ;
• Dépôt d’un grief quant à un projet de la CPS et à son impact sur les communautés concernées ou l’environnement naturel, conformément à la Politique de responsabilité sociale et environnementale de la CPS ;
• Dépôt d’une plainte conformément à la Politique de protection des renseignements personnels de la CPS.

Les membres du personnel et les fournisseurs de la CPS qui dénoncent des irrégularités (« lanceurs d’alerte ») bénéficient d’une protection contre les représailles au titre des dispositions énoncées dans le Chapitre XI, partie A, section 5 du Recueil des politiques relatives au personnel. 

Les enquêtes seront conduites conformément au Chapitre XII du Recueil des politiques relatives au personnel – Enquêtes et mesures disciplinaires.

Toutes les allégations de fraude doivent être signalées au Comité d’audit et des risques de la CPS.

Mission et vision

Le système d’audit interne et des risques a pour mission d’améliorer et de préserver la valeur de l’Organisation en fournissant à cette dernière une assurance, des informations et des conseils objectifs fondés sur une approche par les risques. La vision sur laquelle il repose est de conférer une valeur ajoutée aux activités de la CPS, des pays membres et des bailleurs, par un travail d’assurance et de conseil efficace et proactif, intervenant dans les délais requis. La fonction d’audit revêt ainsi une dimension prospective, l’objectif étant de prendre conscience des problèmes qui pourraient survenir et d’agir en conséquence afin d’éviter qu’ils ne se concrétisent.

À propos du système d’audit interne et des risques

Le système d’audit interne et des risques est un service de soutien indépendant, institué par le CRGA, chargé d’aborder de façon indépendante, systématique et objective l’évaluation et l’amélioration de l’efficacité des contrôles internes de l’Organisation, la gestion des risques et les mécanismes de gouvernance. Le service d’audit interne et des risques rend compte au Comité d’audit et des risques. La fonction d’audit interne et des risques fait partie intégrante du cadre de gouvernance institutionnelle mis en place pour valoriser et améliorer le fonctionnement de la CPS. Elle est assurée conformément à la Charte de l’audit interne, et dans le droit fil du Cadre de référence international des pratiques professionnelles de l’audit interne de l’Institute of Internal Auditors (IIA).

Les soumissionnaires ayant participé à une procédure d’achat de la CPS peuvent déposer un recours, s’ils estiment qu’ils n’ont pas été traités avec équité, ou que la CPS n’a pas dûment appliqué les dispositions de sa Politique relative aux achats.

Pour ce faire, les soumissionnaires peuvent adresser un courriel à [email protected]. Ce dernier doit contenir les informations suivantes :

• Coordonnées complètes du·de la soumissionnaire ;
• Détails relatifs à l’achat concerné ;
• Motifs de la contestation, y compris une description de la manière dont le comportement présumé a pu être défavorable au·à la soumissionnaire ;
• Copies de tous les documents produits à l’appui du recours ; et
• Réparation demandée.

La CPS enregistrera le recours et en accusera réception dans les plus brefs délais. Il est possible qu’elle prenne contact avec le·la soumissionnaire afin d’obtenir de plus amples renseignements. Un·e agent·e impartial·e et indépendant·e, qui n’a pas pris part à la procédure d’achat concernée, sera chargé·e de mener l’enquête dans le cadre du recours.

Le recours sera enregistré en toute bonne foi par la CPS et ne portera nullement préjudice aux futures candidatures du·de la soumissionnaire lors d’appels d’offres ultérieurs.

Si vous souhaitez signaler une faute présumée commise par des agents ou prestataires de la CPS, notamment des faits de fraude, corruption, discrimination, intimidation, harcèlement, harcèlement sexuel, exploitation sexuelle, violence, violence domestique et atteinte à la protection de l’enfant et des adultes vulnérables, vous pouvez adresser un courriel à [email protected].

Pour qu’une enquête puisse être ouverte, vous devez nous communiquer autant d’informations que possible, notamment :

• des renseignements sur l’acte répréhensible présumé (fraude, corruption ou faute) ;
• la date, le lieu et les circonstances de la survenue des faits présumés ;
• la ou les personnes qui ont participé aux faits ou sont susceptibles d’en avoir connaissance ; et
• les documents, éléments de preuve ou renseignements donnés par les témoins qui permettent d’étayer les allégations.

Nous enregistrerons votre message et en accuserons réception dans les plus brefs délais. Il est possible que nous vous contactions afin d’obtenir de plus amples renseignements. La CPS déterminera ensuite s’il est nécessaire d’ouvrir une enquête conformément au Chapitre XII du Recueil des politiques relatives au personnel – Enquêtes et mesures disciplinaires.

La CPS s’engage à recueillir les informations transmises par les communautés concernant leurs préoccupations ou griefs quant aux actions ou plans menés en matière sociale et environnementale dans le cadre de l’un de ses projets.

Pour adresser un grief à la CPS, veuillez suivre les instructions ici.

Si vous craignez qu’un projet exécuté par la CPS vous porte ou puisse vous porter préjudice, à vous, à votre communauté ou à l’environnement, veuillez nous en faire part en renseignant le formulaire de plainte du mécanisme de grief et en nous le renvoyant par courriel à [email protected].

Nous enregistrerons votre plainte et nous en accuserons réception. Il est possible que nous vous contactions afin d’obtenir de plus amples informations qui nous permettront de mieux comprendre vos préoccupations. Votre dossier sera examiné et des recommandations seront adressées à la haute direction en vue de l’élaboration d’un possible plan d’action.

La CPS s’engage à gérer de manière éthique et durable les risques et les impacts sociaux et environnementaux inhérents à toutes ses activités, et ce, de manière inclusive, selon une approche centrée sur l’humain, de façon à maximiser les retombées pour tous. Par conséquent, elle fournit efficacement et rapidement des informations sur les mesures qu’elle prend afin de limiter ces risques. Les mesures pertinentes de garantie environnementale et sociale prises par la CPS sont présentées ici.